ЗАТВЕРДЖЕНО

рішення зборів суддів

Шосткинського

міськрайонного суду

Сумської області

від 31.03.2025 № 9

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

Шосткинського міськрайонного суду Сумської області

І. Загальні положення

1. Засади використання автоматизованої системи документообігу Шосткинського міськрайонного суду Сумської області (далі - Засади) розроблені відповідно до вимог Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення), Закону України "Про судоустрій і статус суддів", Кодексу адміністративного судочинства України, Кримінального процесуального кодексу України, Цивільного процесуального кодексу України, Кодексу України про адміністративні правопорушення та інших нормативно-правових актів.
2. Даними Засадами врегульовано окремі питання, що стосуються порядку функціонування автоматизованої системи документообігу у Шосткинському міськрайонному суді Сумської області, віднесені до компетенції зборів суддів згідно з вимогами Закону України «Про судоустрій і статус суддів» та Положення.

ІІ. Особливості функціонування автоматизованої системи в суді

1. У  Шосткинському міськрайонному суді Сумської області (далі - суд) використовується комп’ютерна програма "Д-3", розроблена адміністратором автоматизованої системи для загальних судів.
2. Збори суддів відповідного суду мають визначені Положенням повноваження щодо розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи та здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями.

За результатами розгляду питань, зазначених в абзаці першому цього пункту, рішенням зборів суддів затверджуються Засади і вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

 У разі внесення змін до Засад збори суддів суду новим рішенням затверджують відповідні зміни до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду.

Засади (зі змінами та доповненнями) вносяться до автоматизованої системи та оприлюднюються на вебпорталі судової влади України не пізніше робочого дня, що настає після проведення цих зборів.

ІІІ. Порядок функціонування автоматизованої системи

1. Автоматизована система забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію та розподіл вхідної кореспонденції, реєстрацію вихідної кореспонденції, а також внутрішніх документів суду;

- розподіл судових справ між суддями (колегіями суддів), визначення запасного судді, слідчого судді та присяжних;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої;

- реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді (судді-доповідача), голови суду про закінчення цих строків;

- використання КЕП для підписання оригіналу електронного документа суду;

- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- виготовлення та видачу копій судових рішень та виконавчих документів на підставі даних, що містяться в автоматизованій системі, в тому числі надсилання засобами електронного зв’язку електронних примірників судових рішень;

- зберігання текстів судових рішень та інших документів, створених у автоматизованій системі;

- відправку електронних примірників судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- формування звітності суду про стан здійснення судочинства;

- надсилання засобами електронного зв’язку оригіналів електронних документів суду (в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень);

- передачу судових справ до електронного архіву;

- надсилання оригіналів електронних документів суду до державних реєстрів та інформаційних систем інших державних органів і установ.

ІV. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи

1. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї визначаються на підставі наказів керівника апарату суду.
2. Користувачі автоматизованої системи відповідно до своїх прав вносять до бази даних автоматизованої системи передбачену Положенням інформацію.
3. Користувачі автоматизованої системи зобов’язані виконувати вимоги цього Положення та забезпечувати конфіденційність інформації, яка в ній міститься.
4. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи тягне відповідальність, установлену законом.

V. Розподіл судових справ між суддями

1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженою особою апарату суду, відповідальною за здійснення автоматизованого розподілу судових справ.
2. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять календарних днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);

- за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше чотирнадцяти календарних днів (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);

- у період відпустки судді;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більше п’яти календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- у разі призначення судді членом Вищої кваліфікаційної комісії суддів України, Вищої ради правосуддя, - з моменту прийняття рішення про призначення/обрання;

- під час перебування в нарадчій кімнаті по складній справі понад 3 доби (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);

- у разі виконання суддями іншої роботи, не пов’язаної із здійсненням правосуддя (узагальнення судової практики, аналізи стану здійснення судочинства, участь у спеціальній підготовці кандидата на посаду судді, підготовці суддів та працівників апаратів судів, а також здійснення науково-викладацької діяльності в Національній школі суддів України) (за наявності наказу голови суду або особи, яка виконує його обов’язки);

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ.

При розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи враховуються дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи

3. З метою забезпечення виконання вимог ч. 4 ст. 81 КПК України повторна заява про відвід слідчому судді або заява про відвід судді (під час вирішення питання про відвід, самовідвід слідчого судді), після реєстрації у реєстраційній картці вхідного документу невідкладно передається тому самому слідчому судді або судді (під час вирішення питання про відвід, самовідвід слідчого судді) для прийняття рішення щодо порядку розгляду такої заяви, а саме для залишення такої заяви без розгляду (при наявності ознак зловживання правом на відвід) або її передачі до канцелярії суду для визначення судді відповідно до ч. 1 ст. 81 КПК України з урахуванням даних Засад.
4. Участь судді у вирішенні питання про відвід під час досудового розслідування не виключає участь судді у розгляді даного кримінального провадження по суті.
5. У разі розподілу кримінального провадження судді, який брав участь у даному кримінальному проваджені як слідчий суддя, така справа підлягає повторному авторозподілу на підставі доповідної записки особи, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу справ, та мотивованого розпорядження керівника апарату суду.
6. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів-членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

7. У разі необхідності розгляду судової справи колегією суддів після проведення автоматизованого розподілу судової справи між суддями на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання відповідної ухвали або службової записки головуючого судді здійснюється повторний автоматизований розподіл судової справи з метою збільшення складу суду у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.21 пункту 2.3 Положення.

Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

8. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється в автоматизованій системі за правилами, визначеними п. 2.3.4 Положення та цими Засадами.
9. Збори суддів відповідного суду мають право визначати особливості автоматизованого розподілу судових справ у випадках, прямо передбачених Положенням.
10. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, Засад, а також з урахуванням дотримання правил поєднання судових справ.
11. Здійснення автоматизованого розподілу судових справ без урахування правил, зазначених у підпункті 2.3.4 пункту 2.3 Положення, не допускається.

Спеціалізація суддів

12.  В суді запроваджено спеціалізацію суддів з розгляду цивільних, кримінальних, адміністративних справ, а також справ про адміністративні правопорушення.

Також в суді діє спеціалізація суддів із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обираються слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

Коефіцієнт складності категорій судових справ

13. Коефіцієнт складності справ (заяв), матеріалів, що застосовується в суді:

- складність категорій судових справ (заяв), матеріалів – коефіцієнт складності  1,

- складність заяв про виправлення помилки (описки) у судовому рішенні – коефіцієнт складності  0,18.

Здійснення автоматизованого розподілу судових справ (матеріалів) у вихідні та святкові дні

14. З метою виконання завдань кримінального провадження, дотримання норм Кримінального процесуального кодексу України щодо прийому та розгляду клопотань органів досудового розслідування та інших учасників кримінального провадження в розумні строки, в суді запроваджується чергування слідчих суддів та працівників апарату у неробочий час (вихідні та святкові дні).

Судові справи та матеріали, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації або розгляду невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян в неробочі та святкові дні реєструються та розподіляються відповідальними працівниками апарату суду згідно графіку чергування, затвердженого спільним наказом голови та керівника апарату суду (або осіб, що виконують їх обов’язки).

Особливості здійснення розподілу судових справ у випадках неможливості використання автоматизованої системи документообігу суду

15. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.49 пункту 2.3 Положення, автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення обставин.

У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.49 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ здійснюється головою суду чи особою, що виконує його обов’язки, між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.

Розподіл судових справ шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді

16. Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються:

16.1) судові справи, що надійшли із судів апеляційної або касаційної інстанцій після скасування судових рішень, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття, припинення провадження), а також судових рішень, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи;

16.2) клопотання (скарги, подання), які надійшли в межах одного кримінального провадження (за номером ЄРДР).

У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі слідчого судді клопотання (скарги) підлягають повторному автоматизованому розподілу між всіма слідчими суддями, які мають повноваження на час розподілу із збереженням принципу подальшої передачі справ раніше визначеному слідчому судді.

Запровадити такий принцип застосування розподілу раніше визначеному слідчому судді: раніше визначений слідчий суддя обирається за принципом хронології (перший слідчий суддя, на якого було розподілено кримінальне провадження, за номером і датою реєстрації такого провадження), а у разі його відсутності – наступний раніше визначений слідчий суддя за принципом хронології.

У разі надходження до суду протягом одного робочого дня клопотань в межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) у кількості, що перевищує 5 клопотань, визначення слідчого судді для розгляду таких матеріалів кримінального провадження здійснюється модулем автоматизованого розподілу справи в такому порядку шляхом:

1) первісного розподілу справи щодо першої судової справи;

2) передачі судової справи раніше визначеному судді щодо наступних чотирьох справ;

3) первісного розподілу справи щодо наступних судових справ між іншими слідчими суддями суду у кількості, що не перевищує 5 клопотань на кожного слідчого суддю. 

Після розподілу по 5 клопотань кожному зі слідчих суддів розподіл наступних клопотань здійснюється за алгоритмом, визначеним абзацом 1 цього пункту.

16.3) заяви або клопотання, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

16.4) заяви про перегляд заочного рішення;

16.5) заяви та клопотання з процесуальних питань, пов'язаних із виконанням судових рішень, подані до суду, що розглядав справу.

У разі надходження до суду клопотання про вирішення питань, пов’язаних із виконанням вироку, про етапування обвинуваченого/засудженого для ознайомлення з матеріалами справи, якщо таке клопотання за своїм змістом є аналогічним тому, що вже перебуває на розгляді суду, окрема обліково-статистична картка не заводиться. Таке клопотання реєструється в автоматизованій системі документообігу суду в день його надходження та передається для спільного розгляду тому складу суду, який здійснює розгляд аналогічного первинного клопотання, якщо таке ще не розглянуто.

У разі звернення з таким клопотанням повторно, після вирішення аналогічного по суті судом, клопотання підлягає автоматизованому розподілу в порядку, визначеному п. 16 Засад.

16.6) матеріалів кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

16.7) зустрічних позовів та позовів третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору в судовій справі, у якій відкрито провадження;

16.8) заяв про відновлення втраченого судового провадження;

16.9) заяв про забезпечення позову, доказів, поданих після подання позовної заяви;

16.10) заяв про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом.

Розгляд заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами здійснюється тим самим складом суду, який ухвалив рішення, що переглядається. Якщо такий склад суду сформувати неможливо, суддя або колегія суддів для розгляду заяви про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами визначається автоматизованою системою.

16.11) позовних заяв, які надійшли після подання до суду заяви про забезпечення позову або доказів;

16.12) справ про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила декілька адміністративних правопорушень, якщо ці справи надійшли в один день;

16.13) справ про адміністративні правопорушення, які поверталися суддею на доопрацювання;

16.14) заяв про скасування заходів процесуального примусу, застосованих у межах відповідної судової справи;

16.15) клопотання (заяви) про скасування заходів забезпечення кримінального провадження, поданих на стадії підготовчого або судового розгляду кримінального провадження.

17. У разі роз’єднання (виділення) судових справ виділена в окреме провадження судова справа не підлягає автоматизованому розподілу, реєструється як така, що надійшла вперше, та передається судді, яким ухвалено рішення про роз'єднання кількох поєднаних в одному провадженні вимог у самостійні провадження чи виділення в окреме провадження.
18. Розподіл клопотання про дозвіл на затримання з метою приводу здійснюється у порядку автоматизованого розподілу, а розподіл клопотання про застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, яке надійшло та подане разом з клопотанням про дозвіл на затримання з метою приводу в одному кримінальному провадженні щодо тієї ж самої особи, здійснюється шляхом передачі судової справи раніше визначеному у судовій справі судді.

VІ. Прикінцеві та перехідні положення

Ці Засади набирають чинності з 01 квітня 2025 року.

Визнати такими, що втратили чинність Засади використання автоматизованої системи документообігу Шосткинського міськрайонного суду Сумської області, затверджені рішенням зборів суддів від 21 вересня 2015 року № 26 з наступними змінами та доповненнями.