Засади використання автоматизованої системи документообігу Шосткинського міськрайонного суду Сумської області

Засади

використання автоматизованої системи документообігу

Шосткинського міськрайонного суду Сумської області

1. Загальні положення.

1.1.Засади використання автоматизованої системи документообігу Шосткинського міськрайонного суду Сумської області (далі-Засади) розроблені відповідно до вимог Закону України «Про судоустрій і статус суддів». Положення про автоматизовану систему документообігу суду (далі - Положення) за результатами розгляду питань стосовно порядку функціонування автоматизованої системи.

У разі внесення змін до Засад використання автоматизованої системи документообігу суду збори суддів Шосткинського міськрайонного суду Сумської області новим рішенням затверджують Засади використання автоматизованої системи документообігу суду в новій редакції, які вносяться до автоматизованої системи не пізніше робочого, дня що настає після проведення цих зборів.

1.2. У Шосткинському міськрайонному суді Сумської області (далі - суд) використовується комп’ютерна програма « Д-3» (далі - КП-«Д-3»).Правове регулювання відносин, пов'язаних із функціонуванням автоматизованої системи документообігу суду, здійснюється Положенням про автоматизовану систему документообігу суду відповідно до Законів України "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про електронний цифровий підпис", "Про інформацію", "Про доступ до публічної інформації", "Про доступ до судових рішень", "Про захист інформації в інформаційно-телекомунікаційних системах", "Про захист персональних даних" та інших нормативно-правових актів.

1.3. КП «Д-3» забезпечує автоматизацію технологічних процесів обробки інформації в суді, а саме:

- реєстрацію вхідної і вихідної кореспонденції, в тому числі реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі, етапів їх руху;

- об’єктивний і неупереджений розподіл судових справ між суддями,

- визначення присяжних та народних засідателів для судового розгляду з числа осіб, які внесені до відповідних списків;

- визначення запасного судді, слідчого судді;

- фіксування етапів проходження документів до їх передачі в електронний архів, а також передачі судових справ з однієї судової інстанції до іншої; реєстрацію процесуальних дій та документів у судовій справі;

- надання в установленому законом порядку інформації про стан розгляду судових справ;

-оприлюднення передбаченої цим Положенням інформації для розміщення на веб-сайтах судів веб-порталу "Судова влада України";

- виготовлення та збереження оригіналів електронних документів суду;

- централізоване зберігання оригіналів електронних документів суду та інших процесуальних документів, в тому числі оригіналів електронних судових рішень, виготовлених судом;

- підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- видачу копій судових рішень, виконавчих документів на підставі наявних у автоматизованій системі даних;

- автоматичне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду, в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS-повідомлень, учасникам судового процесу (провадження) за їх заявками;

- взяття на контроль та здійснення контролю за виконанням вхідних та внутрішніх документів суду, інформування голови суду, керівника апарату суду та особи, відповідальної за опрацювання документа, про закінчення строків його виконання;

- контроль за дотриманням процесуальних строків розгляду судової справи та інформування головуючого судді і голови суду про закінчення цих строків;

- використання ЕЦП для підписання оригіналу електронного документа суду;

- оперативний пошук судових справ та документів за їх реквізитами;

- індексацію документів та їх контекстний пошук;

- відправку оригіналів електронних судових рішень до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-підготовку та автоматичне формування статистичних даних, узагальнюючих, аналітичних показників, отриманих на підставі внесеної до автоматизованої системи інформації;

- передачу судових справ до електронного архіву;

1.4. Для функціонування КП «Д-3» в суді забезпечується:

- своєчасне внесення до автоматизованої системи достовірних даних ( інформації про стан розгляду судової справи, оригіналів електронних судових рішень, відомостей про набрання судовим рішенням законної сили тощо) та направлення необхідних відомостей до Єдиного державного реєстру судових рішень;

-  своєчасне надання та позбавлення права доступу до автоматизованої системи її користувачам;

- захист інформації автоматизованої системи в суді;

- своєчасне надсилання засобами електронного зв'язку оригіналів електронних документів суду, в тому числі текстів судових повісток у вигляді SMS- повідомлень, учасникам судового процесу (провадження) за їх заявами;

- інформування адміністратора автоматизованої системи та ДСА України про проблеми, що виникають під час використання автоматизованої системи.

2. Функціональні обов’язки, права користувачів автоматизованої системи.

2.1. Функціональні обов'язки, права користувачів автоматизованої системи, надання та позбавлення права доступу до неї в суді визначаються на підставі наказів голови суду відносно суддів та керівника апарату суду відносно працівників апарату суду.

2.2. Користувачі КП «Д-3» вносять до бази даних автоматизованої системи інформацію в межах наданих їм прав.

2.3. Користувачі КП «Д-3» зобов'язані забезпечувати конфіденційність інформації, яка міститься в автоматизованій системі документообігу суду.

2.4. Незаконне втручання в роботу автоматизованої системи документообігу суду тягне відповідальність, установлену законом.

3. Розподіл судових справ між суддями.

3.1. Розподіл судових справ здійснюється в суді в день їх реєстрації, на підставі інформації, внесеної до автоматизованої системи, уповноваженими на підставі наказу керівника апарату особами, відповідальними за здійснення автоматизованого розподілу судових справ за правилами, встановленими Положенням та цими Засадами з урахуванням спеціалізації суддів.

3.2. Якщо судова справа підлягає розгляду колегією суддів, визначення суддів, що входять до складу колегії проводиться автоматично в загальному порядку згідно з вимогами підпункту 2.3.4 пункту 2.3 Положення.

3.3.Визначення присяжних та народних засідателів відбувається за правилами, встановленими Положенням.

3.4. Не розподіляються щодо конкретного судді судові справи, що надійшли:

- за два місяці до закінчення повноважень судді;

- за чотирнадцять днів до початку відпустки, якщо її тривалість становить не менше чотирнадцяти календарних днів;

- за три робочі дні до початку відпустки, якщо її тривалість становить менше 14 календарних днів;

- у період відпустки;

- за один робочий день до відрядження (за три робочі дні - якщо тривалість відрядження становить більш семи календарних днів) та в дні перебування судді у відрядженні;

- під час тимчасової непрацездатності судді;

- за один робочий день до направлення судді на навчання, підвищення кваліфікації, для участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- у дні перебування судді на навчанні, підвищенні кваліфікації, участі у семінарських заняттях, діяльності органів суддівського самоврядування, Вищої ради правосуддя тощо без відбуття у відрядження (за наявності наказу голови суду);

- під час перебування в нарадчій кімнаті по складній справі понад 3 доби, за наказом голови суду або особи, яка виконує його обов'язки;

- в інших передбачених законом випадках, у яких суддя не може здійснювати правосуддя або брати участь у розгляді судових справ, зокрема, якщо він брав участь як слідчий суддя у даному кримінальному провадженні

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 3 від 26.04.2021}

4. Правила здійснення автоматизованого розподілу судових справ між суддями

4.1. Автоматизований розподіл судових справ здійснюється за правилами, встановленими Положенням.

4.2. Визначення суддів, які мають повноваження щодо розгляду судової справи на момент автоматизованого розподілу, здійснюється згідно з вимогами підпункту 2.3.3 пункту 2.3 Положення, з врахуванням Засад використання автоматизованої системи документообігу суду, а також з урахування правил поєднання судових справ.

4.3. Судові справи та матеріали, які відповідно до законодавства підлягають реєстрації або розгляду невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян в неробочі та святкові дні реєструються та розподіляються відповідальними працівниками апарату суду згідно графіку чергування, затвердженого наказом голови.

4.4. Збори суддів Шосткинського міськрайонного суду Сумської області мають право визначати особливості здійснення автоматизованого розподілу судових справ в порядку та випадках, передбачених Положенням.

Встановити коефіцієнт складності справ (заяв), матеріалів:

- складність категорій судових справ (заяв), матеріалів – коефіцієнт складності 1,

- складність заяв про виправлення помилки (описки) у судовому рішенні – коефіцієнт складності 0,18».

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 1 від 13.04.2023, № 8 від 02.07.2024}

4.5. Встановлена спеціалізація із здійснення кримінальних проваджень відносно неповнолітніх та обирані слідчі судді, які здійснюють повноваження з судового контролю за дотриманням прав, свобод та інтересів осіб у кримінальному провадженні в порядку, передбаченому процесуальним законом.

4.6. При розрахунку коефіцієнта навантаження судді на момент автоматизованого розподілу судової справи враховуються дні, у які не розподіляються щодо конкретного судді судові справи.

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 13 від 27.10.2020}

4.7. Участь судді у вирішенні питання про відвід під час досудового розслідування не виключає участь судді у розгляді даного кримінального провадження по суті.

4.8. У разі розподілу кримінального провадження судді, який брав участь у даному кримінальному проваджені як слідчий суддя, така справа підлягає повторному авторозподілу на підставі довідки особи, відповідальної за здійснення автоматизованого розподілу справ, та мотивованого розпорядження керівника апарату суду.

4.9. Відповідно до визначеного процесуальним законодавством принципу незмінності складу суду, розгляд справи, як правило, проводиться визначеною автоматизованою системою колегією суддів.

Тимчасова відсутність судді-члена колегії, як правило, не може бути підставою для зміни складу колегії суддів.

У разі неможливості продовження розгляду справи одним із суддів- членів колегії (призов на військову службу, відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами, довготривале перебування на лікарняному або у відпустці тощо) заміна судді-члена колегії здійснюється автоматизованою системою на підставі мотивованого розпорядження керівника апарату суду (або уповноваженої ним особи) на виконання службової записки судді-доповідача у справі з метою дотримання передбаченого законом строку розгляду цієї справи у порядку, зазначеному в підпункті 2.3.23 пункту 2.3 Положення.

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 8 від 02.07.2024}

4.10. У випадках знеструмлення електромережі суду, виходу з ладу обладнання або комп'ютерних програм чи настання інших обставин, які унеможливлюють функціонування автоматизованої системи, що триває понад п'ять робочих днів, згідно з вимогами підпункту 2.3.55 пункту 2.3 Положення, автоматизований розподіл судових справ між суддями здійснюється невідкладно після налагодження роботи автоматизованої системи або на наступний робочий день після усунення зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення обставин.

4.11. У разі настання обставин, зазначених у підпункті 2.3.55 пункту 2.3 Положення, розподіл судових справ, які за законом мають розглядатися невідкладно з метою недопущення порушення конституційних прав громадян (судові справи, пов'язані з виборчим процесом, судові справи про встановлення або усунення обмежень щодо реалізації права на мирні зібрання, вирішення питання застосування запобіжного заходу у вигляді тримання під вартою, клопотання слідчого, прокурора про застосування заходів забезпечення кримінального провадження, клопотання про надання дозволу на обшук чи огляд житла тощо) здійснюється головою суду чи особою, що виконує його обов’язки, між всіма суддями, що мають повноваження на час розподілу, з дотриманням принципу черговості надходження справ до суду, в алфавітному порядку прізвищ суддів з урахуванням спеціалізації.

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 16 від 10.12.2020}

5. Розподіл судових справ шляхом передачі раніше визначеному у судовій справісудді

5.1  Судові справи,які надійшли із судів апеляційної інстанцій після скасування ухвал, які перешкоджають подальшому розгляду судової справи (крім ухвал про закриття провадження), а також ухвал, які не перешкоджають подальшому розгляду судової справи, не підлягають автоматизованому розподілу, а передаються тим суддям, ухвалу яких скасовано чи у провадженні яких перебувала або перебуває судова справа.

5.2 Раніше визначеному в судовій справі головуючому судді передаються також:

- судові справи, що надійшли для вирішення питання про прийняття додаткового судового рішення, виправлення описок та помилок, роз'яснення судового рішення, повернення судового збору;

- судові справи про перегляд заочного рішення;

- судові справи, за якими надійшли заяви (клопотання), пов'язані із виконанням судових рішень, передбачені статтями 368 - 373, 378 Цивільного процесуального кодексу України, статтями 259 - 264, 267 (крім частини дев'ятої статті 267) Кодексу адміністративного судочинства України, статтею 535 Кримінального процесуального кодексу України, статтею 304 Кодексу України про адміністративні правопорушення;

- матеріали кримінального провадження щодо особи, стосовно якої вже здійснюється судове провадження, у випадку, передбаченому частиною другою статті 334 Кримінального процесуального кодексу України;

- клопотання про вирішення питання, пов'язаного з виконанням вироку, у судових справах, які розглянуті даним судом;

- судові справи про адміністративні правопорушення щодо особи, яка вчинила кілька адміністративних правопорушень, якщо ці справинадійшли в один день;

- зустрічні позови та позови третіх осіб, які заявляють самостійні вимоги щодо предмета спору у судовій справі, у якій відкрито провадження, що надійшли до суду;

- заяви про скасування заходів реагування, застосованих у межах відповідної судової справи;

- заяви про відновлення втраченого судового провадження;

- заяви про забезпечення позову, доказів;

- клопотання та скарги по одному кримінальному провадженню передаються раніше визначеному слідчому судді;

- заява про перегляд судового рішення за нововиявленими обставинами за виключенням випадків, визначених законом.

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 16 від 10.12.2020}

5.3 У разі надходження до суду протягом одного робочого дня клопотань (подань) в межах одного кримінального провадження (за номером ЄДРДР) у кількості, що перевищує 5 клопотань, визначення слідчого судді для розгляду таких матеріалів кримінального провадження здійснюється модулем автоматизованого розподілу справи в такому порядку шляхом:

1) первісного розподілу справи щодо першої судової справи;

2) передачі судової справи раніше визначеному судді щодо наступних чотирьох справ;

3) первісного розподілу справи щодо наступних судових справ між іншими слідчими суддями суду у кількості, що не перевищує 5 клопотань на кожного слідчого суддю.

Після розподілу по 5 клопотань (подань) кожному зі слідчих суддів розподіл наступних клопотань (подань) здійснюється за алгоритмом, визначеним абзацом 1 цього пункту.

{Із змінами, внесеними згідно з рішенням зборів суддів № 1 від 15.02.2024}

5.4 У разі відсутності раніше визначеного в судовій справі головуючого судді (хвороба, відпустка, тощо), судові справи та матеріали щодо виправлення описок та помилок, видача дублікату виконавчого листа або судового наказу, підлягають автоматизованому розподілу на загальних підставах.

6. Прикінцеві та перехідні положення

6.1 У разі, коли суддя (якщо справа розглядається одноособово) або суддя-доповідач із складу колегії суддів (якщо справа розглядається колегіально) у визначених законом випадках не може продовжувати розгляд справи більше чотирнадцяти днів (крім випадків призову на військову службу, відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, закінчення повноважень зі здійснення правосуддя, звільнення або переведення (відрядження) судді до іншого) невирішені судові справи для повторного автоматизованого розподілу справ керівнику апарату суду не передаються.